Закупки 4.0. Что учесть при формировании потребностей компании

В прошлом материале, посвященном теме закупок, мы рассказали об основных этапах закупочной деятельности, теперь остановимся подробнее на каждом из них. Сегодняшний рассказ об управлении потребностями бизнеса.

Формирование запросов и планирование потребностей

Главная функция любого снабжения – обеспечение основной деятельности компании. Если это производственное предприятие, то мы поддерживаем производственную часть, вспомогательные производства и общехозяйственную часть. Если это непроизводственная компания, например, ритейлер – то работа с поставщиками обеспечивает торговый ассортимент, реализацию продукции во все магазины точно в срок.

Часть проблем, связанных с организацией закупочной деятельности, можно отнести к типичным, распространенным случаям, независящим от направления деятельности компании. Разберем наиболее частые из них.

Недостаток информации от подразделений

Отсутствие точных данных о будущих объемах закупок мешает планированию. Недостаток информации от заинтересованных в материалах подразделений может быть вызван разными причинами, но все они сводятся к отсутствию календаризации. Например, нередко отделы снабжения получают запросы за день-два дня до планируемой поставки. Но такие случаи не учитывают факты наличия необходимого товара у поставщика, время на проведение договорных работ, сроки изготовления товара, даты возможной поставки продукции. Специалистам по закупкам необходимо четко понимать объемы закупок с горизонтом планирования на месяц, квартал, полугодие и год.

Качество предоставляемых данных

Еще одна сложность – недостаточное качество предоставляемых данных. Часть компаний формирует их «на бумаге», часть использует сводные таблицы, часть – разнородные информационные системы. При этом отделам снабжения приходится учитывать множество факторов: товарные спецификации, нормы выдачи, данные об обеспеченности склада, сроки годности и др. Вся эта информация должна корректно отображаться и актуализироваться.

Невозможность спрогнозировать изменения плана закупок

Чтобы обеспечить гибкость бизнеса, нужно уметь прогнозировать возможные изменения плана закупок. Время реакции закупочных подразделений на возникновение новых потребностей является критически значимым условием работы компании. Но скорость изменений в составе и объемах закупок всегда выше, чем скорость пересчета этих изменений. Важно учесть, что любые обновления в запросах компании приводят к пересчету затрат, в котором участвуют не только отдел закупок, но и финансовая служба.

Почему ваши инструменты по управлению закупками не работают

Для автоматизации закупок могут использоваться:

• текущие корпоративные информационные системы, в которых можно формировать документы с возможностью выгрузки данных для службы закупок;
• специальные формы Excel;
• отдельные базы данных, формируемые в специализированных системах.

Во всех этих случаях исходную информацию приходится искусственно выгружать из других корпоративных систем или решений. Если компанией используется более сложное, чем Excel, решение, то его интеграция с другими системами может быть слишком усложнена.

Еще один недостаток – человеческий фактор. Ручной ввод информации приводит к ошибкам, а значит – к затратам времени на ее проверку и пересчет. Это несет огромные риски, связанные с некорректностью информации и зависимостью расчетов от трудно отслеживаемых ошибок. Любые изменения входных данных при использовании таких инструментов будут требовать корректировки плана закупок, что может занять несколько рабочих дней, а то и недель.

Как автоматизировать управление потребностями

С инициативой внедрения специализированных систем управления закупками, как правило, выступает высший менеджмент компании, который хорошо осознает зависимость от закупок всех основных бизнес-процессов и осознает необходимость их совершенствования.

При выборе системы управления закупками важно рассматривать несколько критериев: стоимость системы и ее поддержки, а также функциональность продукта – в частности, возможность автоматизации всего процесса управления закупками или только отдельных операций в его рамках.

Решение вопроса сводится к нескольким задачам:

• упростить формирование потребностей,
• достигнуть прозрачности внесения изменений в план закупок (с тем, чтобы вовремя извещать о них заинтересованных сотрудников),
• обеспечить управление рисками и сроками закупок, а также коррекцию этих показателей.

Компании, которая решает задачу управления потребностями, необходимо:

• учитывать изменения в планировании – производственном (для предприятий) и сбытовом (для ритейла);
• проводить ранжирование потребностей, консолидировать их для того, чтобы оптимизировать планирование закупок;
• быть готовыми к перестройке сложившихся бизнес-процессов, поскольку трансформация может восприниматься весьма болезненно отдельными сотрудниками и компанией в целом;
• понимать, что изменения в подходе к управлению потребностями будут оказывать непосредственное влияние на всю закупочную деятельность и другие направления деятельности компании;
• мотивировать персонал на изменения и достижение общих целей.

Реализовать все это на практике можно с помощью специализированных продуктов. Например, модуль управления потребностями компании в решении PROF-IT SRM: Управление закупками позволяет консолидировать потребности подразделений компаний, сокращает трудозатраты службы закупок на создание и согласование заявок, помогает в правильном распределении потребностей на закупку в разрезе номенклатуры по ответственным специалистам, обеспечивает планирование и поэтапное отслеживание статуса исполнения потребностей. Решение автоматизирует и другие значимые этапы закупочной деятельности: поиск и отбор поставщиков, управление поставками, контроль качества работы поставщика, работу с договорной документацией и отчетностью.

Итак, корректность формирования потребностей компании – залог успешного выполнения всего цикла закупочной деятельности. Бизнесу, автоматизирующему ключевой для снабжения бизнес-процесс, предстоит провести значительную работу по структурированию запросов подразделений. При этом достоинства такой реструктуризации могут быть весьма наглядным - от совсем мелких кейсов на примере закупок бумаги под офисные нужды до значительного уменьшения расходов на закупки за счет консолидации потребностей подразделений в дорогостоящих активах, услугах или сырье для конечного производства.