Закупки 4.0. Что учесть при отборе поставщиков

Производители ПК, к примеру, хорошо помнят кризис середины 2000-х годов. Тогда из-за разрушительного землетрясения на Тайване прекратили работу заводы, выпускающие жесткие диски, что привело к дефициту комплектующих, росту цен и сокращению поставок готовых ПК. Это пример из опыта целой отрасли, но риски отдельно взятой компании ничуть не меньше.

Мы продолжаем серию материалов от экспертов PROF-IT GROUP, посвященных теме управления закупками, сегодня мы расскажем о следующем этапе закупочной деятельности – отборе поставщиков.

Самые распространенные сложности работы с поставщиками

Один из наиболее частых примеров – вы давно существуете на рынке, у вас есть сложившийся пул партнеров, с которыми сотрудничаете уже не первый год. При таком подходе цены сбалансированы, схема работы ясна, качество продуктов и сервиса поставщика проверены. Но этот случай скорее напоминает движение по инерции и несет ряд рисков. При заметных изменениях в компании-поставщике (например, при смене руководства) условия работы с ним могут поменяться кардинально. Для заказчика такие перемены могут оказаться настолько невыгодными, что компания в одночасье может оказаться без поставщика по той причине, что альтернативы прежнему вообще не существует либо поиск нового контрагента потребует времени.

Другая крайность – частая смена поставщиков, что прямо или косвенно может сказываться на имидже компании и незаинтересованности поставщиков в работе с таким заказчиком. Это будет проявляться в конкретных условиях сотрудничества: негибкой ценовой политике и трудоемком процессе оформления сделок.

Третья частая проблема – «человеческий фактор». Лоты заказчика составляются с большим количеством вторичных требований, ограничивающих широкий круг поставщиков. В результате руководству компании не предоставляются объективные сведения о среднерыночном предложении, а бизнес теряет в качестве и цене поставок.

Таким образом, среди проблем, связанных с отбором поставщиков, можно выделить следующие: отсутствие здоровой конкуренции, непрозрачность процедур, упущенную выгоду из-за искусственного ограничения числа поставщиков.

Как сделать прозрачным процесс отбора поставщиков

Четкий, единый, но структурированный подход к отбору поставщиков сделает проще и надежнее весь процесс закупочной деятельности. Добиться эффективного взаимодействия с поставщиками помогут следующие рекомендации.

Реестр поставщиков

Создайте собственный реестр поставщиков в привязке к конкретным товарным группам. Это позволит избежать проблем с закупками при обновлении номенклатуры необходимых товаров. При возникновении запроса по товарной группе вы сможете сразу отправлять его всем поставщикам, без утомительного ручного поиска. В таком случае уже при формировании запросов можно четко сопоставить номенклатуру с товарной группой и связанной группой поставщиков. Тем компаниям, где такой реестр не ведется, приходится в экстренных случаях обращаться к посредникам и в итоге получать не самые лучшие цены и каналы поставки.

Такие панели поставщиков могут составляться в привязке к товарным группам, к товарным категориям и даже к конкретным номенклатурам. В любом случае основная цель реестра – структурирование информации о поставщиках в системе и их систематизация по отдельным категориям закупаемых товаров.

Квотирование

Взаимодействие с поставщиками, каким бы давним не было сотрудничество, требует постоянного изучения текущих предложений на рынке. Помогает в таких случаях квотирование – распределение объемов между несколькими поставщиками, пусть даже основной, «избранный» поставщик компании и имеет самую большую долю в поставках номенклатуры. Квотирование позволит «тестировать» альтернативные варианты без заметного ущерба для производства в случае, если это тестирование оказалось неудачным. При этом основной поставщик будет следить за качеством своего продукта и сервиса, чтобы предотвратить снижение объема закупок.

Аудит поставщика

Аудит поставщика проводится в том случае, если результаты сотрудничества не устраивают компанию: например, когда работа контрагента ведется не слишком активно, периодически возникают проблемы с качеством продукции или сервиса, если нарушались сроки поставок или были ошибки в предоставляемой документации. Тогда у компании есть повод фиксировать все эти случаи в системе и учитывать их при планировании закупок. Более того, все перечисленные кейсы могут повлиять и на нахождение компании в составе «реестра поставщиков».

Использование электронных торговых площадок

При проведении торгов в рамках электронной торговой площадки – не важно сторонней или собственной, все предложения поставщиков формируются в системе автоматически, без участия закупщика. Это позволяет минимизировать риски, связанные с человеческим фактором, когда специалисты по закупкам могут случайно или намеренно не рассмотреть наиболее подходящее предложение. Работа с крупными и развитыми электронными торговыми площадками во многом позволяет избежать этих проблем. Функциональность таких площадок обеспечивает прозрачность закупок не только для руководства заказчика, но и для самих поставщиков.

Автоматическое формирование протоколов торгов

Еще один способ достигнуть прозрачности закупок – реализовать автоматическое формирование протоколов по итогам торгов. Данные могут сохраняться в специализированной системе SRM и консолидироваться без участия специалистов по закупкам.

Единый стиль работы со всеми поставщиками

Компании-заказчику стоит выработать единый стиль работы со всеми поставщиками. Это касается определения требований к поставкам, формирования сопровождающей документации и всех других процедур.

Реализовать перечисленные выше рекомендации можно с помощью специализированных продуктов. Например, модуль по выбору и отбору поставщиков «PROF-IT SRM: Управление закупками» позволяет формировать перечень незаконтрактованных ТМЦ, составлять план по поиску и выбору поставщиков, анкетировать и квалифицировать контрагентов, проводить их аудит и оценку, хранить информацию о сроках поставок, формировать запросы на технико-коммерческие предложения, интегрировать систему с электронными торговыми площадками, квотировать объем закупок и формировать аналитическую отчетность.

На результаты бизнеса может влиять целый ряд факторов: непрерывность поставок, качество закупаемых материалов и оборудования, уровень ответственности поставщиков и многое другое, поэтому правильная организация работы с поставщиками требует особенного внимания и специальных мер для ее организации. Итогом автоматизации процедур отбора поставщиков станет повышение качества всего цикла закупочной деятельности.