Построение системы управления закупками на «Ульяновском автомобильном заводе»

О заказчике

ООО «Ульяновский автомобильный завод» — легендарный автозавод с 80-летней историей, специализирующийся на производстве полноприводных легковых и малотоннажных грузопассажирских автомобилей повышенной проходимости под торговой маркой УАЗ. С 2000 года входит в структуру автомобильного концерна SOLLERS.

Об исполнителе

PROF-IT GROUP —  российский цифровой промышленный интегратор. Фокус компании - комплексная автоматизация и цифровизация управления крупными предприятиями, разработка прикладного и инновационного программного обеспечения, проектирование и построение инженерной и ИТ-инфраструктуры, консалтинг и проекты в сфере интеллектуальных транспортных систем и решений для умного города. 

Цели и задачи

Цель проекта — построение системы управления закупочной деятельностью и автоматизация бизнес-процессов закупок.

Задачи проекта:

• обеспечение единой базы поставщиков и их квалификации;

• систематизация оценки и аудита поставщиков;

• автоматизация процесса выбора поставщика и анализа полученных предложений;

• автоматизация оформления договорных документов с поставщиками;

• реализация механизма распределения объемов поставок ТМЦ между поставщиками;

• реализация механизма распределения объемов основной ТМЦ и разрешенных аналогов.

Предпосылки проекта 

На заводе для автоматизации процессов использовались разрозненные программные продукты. В действующей учетной системе компании, построенной на базе системы «1С:Управление производственным предприятием», осуществляется фактическое отражение факта и результата закупочной деятельности. Планирование и расчеты закупочной деятельности велись в электронных документах MS Excel, отсутствовал единый формат ведения отчётности. Это приводило к очевидным проблемам и перед предприятием встал вопрос о создании системы управления закупочной деятельностью.

Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2»: ход проекта

Система управления закупками создана на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Первая очередь создания системы управления закупками охватила процессы:

• формирование панели поставщиков;

• автоматизацию поиска и выбора поставщика;

• договорную работу с поставщиками;

• квотирование аналогов и закупок.

Архитектура системы управления закупками представлена на рисунке. Проведена интеграция с несколькими информационными системами, автоматизирован обмен справочниками и документами. Система управления закупками интегрирована с учетной системой на базе «1С:Управление производственным предприятием» в части обмена данными по контрагентам, ценам, квотам, договорным документам и условиям закупок (16 документов и справочников). Настроены обмены с системой электронного документооборота в части информации о контрагентах, обеспечен внутренний документооборот в сфере закупок. Проведена интеграция с порталом поставщиков УАЗ в части информации о контрагентах, обмена технической документацией и скан-копиями договорных документов.

Система развернута на 140 рабочих местах. В закупочной деятельности участвуют более 1000 поставщиков, из них 807 — действующие. Количество обрабатываемых ежемесячно позиций — более 9500. Разовые заявки по непроизводственными ТМЦ — 600 позиций ежемесячно.

Результат проекта и преимущества, полученные заказчиком

Создана система управления закупками и автоматизированы бизнес-процессы закупочной деятельности, а именно:

• создано единое информационное пространство для всех участников процесса закупок;

• автоматизирован процесс выбора поставщика и анализа полученных предложений;

• систематизирован механизм оценки и аудита поставщиков;

• автоматизирован процесс бизнес-оформления договорных документов с поставщиками;

• реализован механизм распределения объемов поставок ТМЦ между поставщиками;

• оптимизированы рутинные процессы в работе пользователей.

Стало возможным оперативное распределение/перераспределение номенклатуры между специалистами службы закупок и индивидуальный контроль за номенклатурой определённого специалиста. В результате система управления закупочной деятельности позволила:

• оптимизировать сроки по формированию документов закупки и договорных документов;

• на 80—90% снизить трудоемкость ввода информации — за счёт возможности загрузки информации из электронных документов, а также формирования исходных документов внутри системы;

• на 60—80% сократить сроки подготовки отчетных документов (при формировании отчетов в системе);

• на 10—20% снизить риск штрафных санкций от поставщиков за счет автоматизированного контроля сроков оплаты за поставленную продукцию.

Уникальность проекта

Построенная система управления закупками имеет ряд особенностей:

• обеспечена прозрачность этапов закупочной процедуры, контроль своевременности выполнения этапов закупки и возможность предупреждения рисков остановки производственного процесса, при помощи системы отчётов с цветовой индикацией, отражающих плановые (требуемые) сроки по этапам закупки и фактические сроки завершения этапов с различными вариантами аналитик:

• неотработанные позиции по плану;

• позиции, по которым поступили предложения поставщиков;

• предложенные аналоги;

• только согласованные аналоги;

• заключенные договора и т. д.;

• оптимизирована процедура анализа предложений поставщиков по ключевым параметрам закупки: возможно произвести сравнение не только конечных цен на товар, но и различных составляющих цены по определенным алгоритмам (с возможностью настройки правил сравнения), а также расчета чистой приведенной стоимости в случае освоения производства нового товара;

• разработан механизм своевременного распределения объемов закупаемых номенклатурных позиций по поставщикам: при изменении ключевых параметров поставки (требуемого объема поставки и цены) система позволяет произвести перерасчет экономического эффекта, а также перераспределение объемов между поставщиками (действующими или потенциальными) для минимизации возможных экономических потерь;

• есть возможность оперативного контроля и отслеживания изменений потребности к закупке в организации: различные варианты отчётов позволяют при получении скорректированного оперативного плана выявлять вновь появившуюся номенклатуру, не обеспеченную договорами с поставщиками, а также номенклатуру с измененными объемами к закупке;

• предусмотрена возможность фиксирования факта передачи оригиналов документов (сформированных или отраженных в системе) ответственным специалистам для их акцепта внутри системы, а также хранение электронных копий в системе как в типовых так и вновь разработанных документах.