Организация командировок с легкостью и экономическим эффектом 

Планирование и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и задействующий сотрудников разных отделов. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов. Все это требует больших временных, материальных и трудозатрат.

Мы предлагаем свое решение, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников. PROF-IT Командировки обеспечивает прозрачность процесса оформления командировок и автоматизацию ключевых задач по их реализации: планирование, согласование заявок и подготовка отчетности.


Оформление всего одной поездки вручную – это

  • Десятки писем

Организация и согласование всего одной поездки на несколько дней даже по России требует отправки десятков писем и нескольких часов рабочего времени самого сотрудника и бэк-офиса

  • Потери времени

Организации с распределенной структурой теряют время на доставку и обработку отчетных документов, умножьте эту цифру на количество сотрудников и число представительств, филиалов

  • Лишние расходы

Поддержание процесса оформления командировок несет дополнительные расходы из фонда оплаты труда – для выполнения задач компания вынуждена содержать избыточный штат сотрудников

  • Риск ошибок

Отсутствие автоматизированного контроля расходования средств на командировки может привести к потерям до 100% стоимости билетов – при несвоевременном оформлении и возврате билетов

Командировки в цифрах

Командировки.png

Автоматизируйте управление командировками

Решение PROF-IT Командировки построено на базе программного продукта 1С:Предприятия 8.3 и обеспечивает:

  • Автоматизацию процесса годового и ежемесячного планирования командировочных расходов

  • Создание и согласование заявок на командировку

  • Автоматизацию процессов создания и проведения авансовых отчетов по результатам командировок

  • Сбор и хранение аналитической отчетности в системе

  • Интеграцию с другими ИТ-системами компании


Для кого решение

Командируемые сотрудники
Командируемые сотрудники
Менеджеры по командировкам
Менеджеры по командировкам
Бухгалтерский отдел
Бухгалтерский отдел
Специалисты по кадрам
Специалисты по кадрам
Финансисты и аудиторы
Финансисты и аудиторы
Руководители подразделений
Руководители подразделений

Почему наши клиенты выбирают PROF-IT: Командировки

Точные данные о поездках сотрудников
Точность в оформлении командировок и при этом упрощение процесса согласований
Оптимизация оформления командировок
Сокращение сроков и трудозатрат сотрудников на оформление командировок
Удобный процесс отчетности
Снижение трудоемкости оформления командировочных и авансовых отчетов
Хранение истории командировок
Возможность хранить историю прошлых командировок сотрудников – все данные в одной системе
Несколько вариантов перехода
Использование облака, покупка лицензий, внедрение коробочной версии или проведение проектов ‘под ключ’.
Интеграция с другими системами
Возможности интеграции PROF-IT: Командировки с 1С: Бухгалтерия, 1С: Зарплата и Управление персоналом, решениями travel-агентов

Функционал решения

Годовое и ежемесячное планирование
  • Планирование годового бюджета
  • Планирование месячного бюджета
  • Согласование бюджета руководителем и финансовой службой
  • Контроль исполнения бюджета

Согласование заявок на командировки

  • Заполнение и согласование заявок на командировки

  • Создание составных командировок

  • Создание запросов на бронирование билетов и гостиницы

  • Создание запросов на выплату аванса

  • Получение проездных документов

Согласование отчетов по командировкам

  • Создание и согласование отчета о командировке

  • Заполнение авансового отчета

  • Получение и проведение отчетов бухгалтерией

  • Выгрузка авансовых отчетов

Аналитическая отчетность

  • Журнал маршрутов

  • Журнал сотрудников, уезжающих в командировки

  • Журнал согласованных заявок

  • Отчеты по нормам проезда, проживания, трансфера, суточных расходов, стоимости оформления визы

Интеграционные возможности

  • Интеграция с системами кадрового учета

  • Интеграция с системами бухгалтерского учета

  • Работа на мобильных устройствах