2014/3/20

PROF-IT GROUP реализовала проект по внедрению системы электронного …
PROF-IT GROUP реализовала проект по внедрению системы электронного …

PROF-IT GROUP завершила внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для группы СОЛЛЕРС. Система охватывает 16 компаний, включая промышленные предприятия ОАО «УАЗ», ОАО «ЗМЗ» и их дочерние общества.

Компания СОЛЛЕРС имеет территориально-обособленную распределенную структуру. До начала проекта, документооборот между компаниями холдинга и третьими лицами предполагал большие временные и финансовые затраты, связанные с оформлением и пересылкой бумажных версий документов. Такой подход также препятствовал оперативному взаимодействию подразделений компании с партнерами и налоговыми органами.Проект осуществлялся специалистами PROF-IT GROUP в несколько этапов. В апреле 2013 года, в рамках предварительного обследования, совместно с сотрудниками СОЛЛЕРС были детально описаны и регламентированы бизнес-процессы между всеми участниками документооборота: юридическими лицами холдинга, партнерами и налоговыми органами. В то же время, внутри СОЛЛЕРС проведен тендер по выбору специализированного оператора для обмена электронными документами, закуплены и установлены лицензии СКЗИ КриптоПро, ключи ЭЦП, оснащены рабочие места пользователей ЭДО.

В рамках пилотного внедрения в начале июня 2013 года был успешно запущен обмен электронными документами между ОАО «ЗМЗ» и ОАО «УАЗ», с целью разработки и апробации организационных и технологических решений системы ЭДО. Оценив полученные в ходе проекта результаты, руководством СОЛЛЕРС было принято решение о дальнейшем тиражировании ЭДО на другие предприятия холдинга.

Реализация проекта выявила и ряд организационных проблем, связанных с изменением процессов документооборота, а также с неготовностью персонала к переходу на ЭДО, которые были решены в период опытной эксплуатации системы. На данном этапе электронные документы с применением ЭЦП, такие как: накладные по форме Торг-12, акты оказанных услуг, счета-фактуры, отправлялись контрагентам одновременно с документами на бумажном носителе. В декабре 2013 года система ЭДО успешно введена в промышленную эксплуатацию внутри холдинга, а с начала текущего года активно ведется тиражирование решения на внешних контрагентов СОЛЛЕРС.

Автоматизация юридически значимого документооборота помогла повысить эффективность работы c документами внутри холдинга: время на регистрацию, согласование и поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Для удобства пользователей, сотрудниками PROF-IT GROUP настроен круглосуточный доступ к архиву электронных документов, с возможностью просмотра и печати копий документов. На сегодняшний день в системе электронного документооборота задействовано около 500 рабочих мест, оснащенных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), к моменту завершения проекта число пользователей существенно увеличится.

«Внедрение ЭДО открывает нам широкие возможности для оптимизации работы с документами в масштабе холдинга и внешних контрагентов,Тырышкина Ольга Ивановна, Директор по управлению рисками и внутреннему аудиту СОЛЛЕРС. – Сокращение прямых расходов, включая расходы на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных документов, повышение эффективности процессов взаимодействия с контрагентами и налоговыми органами, минимизация рисков начисления штрафов и пени из-за несвоевременного предоставления документов, — это только часть преимуществ, которые мы получили в результате проекта».

Со своей стороны Михайлов Иван Анатольевич, Операционный директор компании PROF-IT GROUP, отметил: «Предложенная заказчику архитектура решения, с возможностью интеграции практически с любой учетной системой, максимально учитывает специфические особенности документооборота СОЛЛЕРС и ее партнеров. В результате внедрения, пользователи получили работающую систему, которая позволила существенно минимизировать финансовые и временные затраты на юридически значимый документооборот. В дальнейшем планируется активное развитие системы для возможности электронного обмена другими типами документов с использованием ЭЦП».

 


Справка

SOLLERS – ведущая российская автомобильная компания, работающая в партнерстве с лидерами мировой автоиндустрии, такими как Ford, SsangYong, Toyota, Mazda и Isuzu. SOLLERS владеет производственными площадками, на которых выпускаются российские внедорожники УАЗ, корейские — SsangYong, японские грузовики ISUZU, а также бензиновые и дизельные двигатели ЗМЗ.

PROF-IT GROUP работает на российском рынке информационных технологий и консалтинга в сфере управления проектами и системной интеграции. На сегодняшний день компания предоставляет полный комплекс услуг по построению корпоративных и государственных информационных систем: от разработки и внедрения до последующего технического обслуживания. Основное преимущество работы специалистов PROF-IT GROUP – глубокое погружение в отраслевую специфику. В составе ключевых направлений: комплексные IТ-проекты для промышленных предприятий и государственного сектора, управленческий и IТ-консалтинг, построение IТ-инфраструктуры, создание интеллектуальных транспортных систем, услуги IТ-аутсорсинга, поставка оборудования и ПО.

Последние новости

заявка на встречуОтправьте заявку и наш менеджер свяжется с вами